يقوم فريق المساندة الإدارية على القيام باستلام المعاملات الواردة للإدارة إلكترونيا وورقيا واستقبال الاتصالات ومتابعة حضور وانصراف الموظفين وضبط العمل الإداري داخل وحدات الإدارة واستقبال طلبات الموظفين وتصديرها إلى الجهات ذات العلاقة وحفظ وتبويب البيانات والمعلومات المتعلقة بموظفي الإدارة إلكترونياً مثل الإجازات والمباشرات والحضور والانصراف وتقييم الأداء الوظيفي لكل سنة.
مهام المساندة الإدارية
- السكرتارية :
استقبال الخطابات والمعاملات الخاصة بالإدارة وعرضها على المدير والأشراف على عملية حفظ المعاملات الخاصة بالإدارة واستقبال الاتصالات.
- الصادر والوارد :
يقوم القسم باستلام جميع المعاملات الواردة للإدارة إلكترونيا وورقيا من مختلف إدارات الجامعة والجهات الخارجية والوحدات الداخلية ثم يقوم بتسجيلها إلكترونياً على النظام وعرضها على المدير فيقوم الصادر بإصدار أرقام للمعاملات الصادرة من الإدارة.
- الأرشفة :
أرشفة الوثائق وحفظها وذلك ضمن الأرشيف المعتمد من الإدارة والاحتفاظ بالنسخة الأصلية من الوثائق في المكان المناسب للحفظ في الملفات.
- الحركة :
يقوم باستلام المعاملات من السكرتارية الخاصة بالإدارة ومن الصادر والوارد وتوزيع المعاملات على إدارات الجامعة والجهات الخارجية.
- النسخ :
طباعة ونسخ الخطابات والتقارير والجداول الخاصة بالإدارة.
- الحضور والانصراف :
استقبال طلبات الموظفين وإنهاء الإجراءات الخاصة بهم وحفظ وتبويب البيانات والمعلومات المتعلقة بموظفي الإدارة إلكترونياً، مثل : (الإجازات، المباشرات، الحضور والانصراف، تقييم الأداء الوظيفي لكل سنة).
